事業者のマイナンバー対応について

2017年6月15日

事業者もマイナンバーを取扱います

 平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続でマイナンバーの利用が始まりました。
 それに伴い民間事業者も、従業員などの税や社会保障の手続きでマイナンバーを取扱います。

 

■民間事業者がマイナンバーを扱う例


《税分野》


○給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書
○退職所得の源泉徴収票、特別徴収票
○不動産の使用料

 

 

《社会保障分野》

 

 
○健康保険・厚生年金保険
○被保険者資格取得・喪失届
○健康保険被扶養者(異動)届
○国民年金第3号被保険者関係届

 

 

マイナンバー制度への対応


会社内部の事務で、マイナンバー制度の対象事務を洗い出し、組織体制や利用のスケジュールを検討し、対応方法を決める必要があります。

 

■必要な準備

  1. マイナンバーを適正に扱うための社内規定づくり
  2. マイナンバーに対応したシステム開発や改修
    (人事、給料、会計システムなどへの対応)
  3. 特定個人情報の安全管理措置の検討
    (組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など)
  4. 社内研修・教育の実施
    (特に総務・経理部門などのマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底)

 

 

マイナンバーを取扱いの注意点


 マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取り扱いが求められます。
 マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。

マイナンバーには利用、提供、収集の制限があります

  • マイナンバーの利用範囲
     法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されています

 

  • マイナンバー提供の要求
     社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対してマイナンバーの提供を求めることができます

 

  • マイナンバー提供の求めの制限(特定個人情報の提供や収集の制限)
     法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。

 

マイナンバーの安全な管理のために

 マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理などが、義務付けられます。(委託先・再委託先にも監督が必要です)
 また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

 

  1. 組織的安全管理措置
  2. 人的安全管理措置
  3. 物理的安全管理措置
  4. 技術的安全管理措置

 

マイナンバーの保管・廃棄も制限


 法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはいけません。
また、社会保障及び税に関する事務に必要のなくなった場合、法令で定められた期間を経過すると、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。

 

マイナンバー取り扱いの具体的なガイドライン


 マイナンバーの取り扱いについて、法律が求める保護措置及びその解釈について、具体例を使って解説したガイドラインが、個人情報保護委員会のホームページにあります。

 

個人情報保護委員会ホームページ

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン⇒http://www.ppc.go.jp/legal/policy/


※マイナンバーが万が一漏えいしてしまった場合、個人情報保護委員会の定める対応例に従って対応してください。

 

 
法人番号とは


 法人には、13桁の法人番号が指定され、マイナンバーとは異なり、誰でも自由に利用できます。

法人番号の対象


 株式会社などの「設立登記法人」のほか、国の機関、地方公共団体、その他の法人や団体。それ以外の法人なども一定の要件を満たす場合は、法人番号の指定を受けることができます。
 ただし、1法人に1つの法人番号のため支店や事業所、また個人事業者には指定されません。

法人番号の通知


 平成27年10月から、法人番号が記載された通知書にてお知らせされています。

法人番号の公表


 法人番号は、法人などの名称や所在地と共にインターネット上で公表され、データダウンロードも可能です。

 

 

法人番号について、詳しくは国税庁ホームページをご覧ください。


国税庁「法人番号について」https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/houjinbangou/index.htm


 

法人番号に関するお問い合わせ TEL0120‐053‐161(無料)

平日8時45分~18時00分 ※土日祝日及び年末年始(12月29日~1月3日)を除く

※一部IP電話等で上記ダイヤルに繋がらない場合は、03-5800-1081におかけください。(通話料金がかかります。)

※法人番号管理室では、国税に関するご相談は行っておりません。
税務相談については、最寄りの税務署へ電話でご連絡していただくか、国税庁ホームページのタックスアンサー(よくある税の質問)をご利用ください。
(ご参考) http://www.houjin-bangou.nta.go.jp/shozaichi/