2　文書・情報取扱主任者は、課等の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもって充てる。

3　文書取扱者は、所属職員のうちから課長が指名する。

2　文書取扱者は、文書・情報取扱主任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

2　課等に次に掲げる簿冊等を置く。

2　前項の規定にかかわらず、臨時又は特別の事務事業のため必要があるときは、課長は、文書担当課長に合議の上、臨時に一般文書の記号を定めることができる。

3　文書の整理上特に必要があるときは、別表第1に定める記号又は前項の規定により臨時に定める記号の次に適宜文字を加えることができる。

4　一般文書及び令達文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、同期間内を通じて同一の文書件名で多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番を用いることができる。

5　法規文書、令達文書及び公示文書の記号の記載は、別表第2のとおりとする。ただし、文書の整理上特に必要があるときは、この限りでない。

6　法規文書及び公示文書の番号は、文書の種類ごとに、毎年1月1日に第1号から一連番号により付け始め、同年12月31日に終わるものとする。

2　前項第1号及び第2号の規定による配付は、文書担当課分室に設置する文書仕分け棚により行うものとする。ただし、文書担当課長が必要があると認めるときは、使送により行うことができる。

3　2以上の課等に関連する文書は、文書担当課長がその主管課等を決定して、配付するものとする。この場合において、配付を受けた課長は、その写しを他の関係課長に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。

4　電報を受領したときは、その収受時刻を記載し、直ちに主管課等に配付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書取扱者は、次の各号の一に該当する文書を収受したときは、受付印の押印及び文書受発簿の記入を省略することができる。

3　第1項の規定により作成した文書受発簿については、主管課等において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。

4　文書取扱者は、主管に属さない文書の配付を受けたときは、直ちに当該文書を主管課等へ転送しなければならない。

2　担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、課長の指示の範囲内の細目的な処理方法について指示をし、当該文書を起案担当者に回付しなければならない。

2　起案は、規則、規程等に別の定めがあるものを除き、起案用紙(様式第11号)を用いて行わなければならない。ただし、定例又は軽易な事案の処理に係るものにあっては、文書担当課長が認めた一定の帳票又は当該文書の余白を利用して行うことができる。

3　起案文書には、主管部課、起案担当者、決裁区分、保存年限、決裁に必要な合議、審査その他事案決裁に関与する者の職名、起案年月日、件名、伺い文、公開・非公開の区分、あて先、発信者名等の必要事項を、それぞれの欄に記載しなければならない。ただし、前項のただし書に規定する場合にあっては、この限りでない。

4　文書は、すべて未決、既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序に従って整理するものとする。

2　収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。

2　前項各号に規定する回議の順序は、別記第1に定めるところによる。

3　前項の規定にかかわらず、市長又は副市長が専決する事項(交野市事務決裁規程(昭和58年規程第2号)第10条第1号から第4号まで、別表第1及び別表第2に規定する事項を除く。)に係る起案文書については、担当する理事に回議することができる。

2　合議文書を受けたときは、同意・不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課等(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3　前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4　合議を終えた後、起案課において原案を改廃したときは、合議を求めた関係部課等にその旨を通知しなければならない。

2　起案文書のうち市長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に課等の文書・情報取扱主任者の形式審査を受けなければならない。

3　前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な文書の決定がさなれるよう次の各号に掲げる基準により、実施するものとする。

4　第1項及び第2項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の必要があるものは、起案者に、その旨を指示して返付しなければならない。

2　前項の規定により議案に係る決裁済みの起案文書(以下「決裁済み文書」という。)は、文書担当課長に回付しなければならない。

3　文書担当課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに、提案の手続をしなければならない。

2　庁内文書は、事案の軽重により部長又は課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

2　庁外へ発送する文書は、原則として文書担当課において発送するものとする。ただし、主管課等において直接持参する必要がある文書及び文書担当課長が主管課等において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管課等において発送することができる。

3　郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において、文書取扱者は、郵便物発送依頼票又は料金後納郵便物差出票に必要な事項を記入し、文書担当課へ提出するものとする。

4　文書の発送は、交野市職員の勤務時間等に関する条例(昭和30年条例第12号)第3条第1項に規定する週休日及び第8条第1項に規定する休日を除く日に行う。ただし、課長が必要と認めた場合は、この限りでない。

5　発送する文書は、午後4時までに文書担当課へ提出しなければならない。

2　庁内文書を発送するに当たっては、特に機密を要するもの又は重要な文書を除くほか、未使用の封筒を使用してはならない。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常火災時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

2　課長は、文書分類表(所掌事務に係る部分に限る。)を変更する必要が生じたときは、その旨を文書担当課長に申し出るものとする。

3　文書担当課長は、前項の規定による申出があったときは、必要に応じて、文書分類表を変更するものとする。

2　前項の規定により配付されたファイル一覧表は、文書取扱者において当該年度の記載事項の変動を記録するものとする。

3　文書取扱者は、必要に応じて、前項に規定するファイル一覧表の記載事項の変更を主管課長を経て文書担当課長に届け出なければならない。

4　文書取扱者は、ファイル一覧表に記載があるもののほか、新たにファイルを作成する場合は、主管課長を経て文書担当課長に届け出なければならない。

2　事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元においてはならない。

2　事務担当者は、前項に規定する整理を行ったときは、その旨を文書取扱者に報告しなければならない。

2　前項に規定する置換えの期日については、文書担当課長が定める。

2　前項の規定により置き換える文書には、保存年限別に保存箱に収納し、保存箱に文書番号、作成年月日、保有期間及びファイル名を記載した内容一覧表(様式第12号)を貼付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　課長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

3　課等に共通する事案に係る文書(以下「共通文書」という。)の保存年限は、別記第3の保存年限基準表に定める保存年限とする。

4　共通文書以外の文書の保存年限は、別記第4の保存年限基準表に基づき決定しなければならない。

5　文書取扱者は、第3項及び第4項の規定により決定した文書の保存年限をファイル一覧表に記載しなければならない。

2　書庫内は、常に清潔に保ち、整理整とんするとともに、喫煙その他火気を使用してはならない。

2　主管課長は、前項の規定により保管又は保存文書を貸し出すときは、文書貸出簿(様式第8号)に所要事項を記載させるものとする。

2　文書担当課長は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに、廃棄文書目録を作成し、課長に配付しなければならない。

3　前項の規定により配付された廃棄文書目録は、主管課等で保存するものとする。

2　前項の焼却等の利便を図るため、文書担当課長は、毎年、まとめて廃棄する日を設定する。

1　この規程は、平成11年10月1日から施行する。

2　文書の左横書きの実施に関する規程(昭和36年訓令第1号)は、廃止する。

この規程は、平成13年2月20日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、公布の日から施行する。

(適用)

2　改正後の交野市文書管理規程は、平成18年4月1日以後の一般文書について適用し、同日前の一般文書について、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この規程は、公布の日から施行する。

(適用)

2　改正後の交野市文書管理規程は、平成19年4月1日以後の一般文書について適用し、同日前の一般文書については、なお従前の例による。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

この規程は、公布の日から施行し、平成24年4月1日から適用する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、公布の日から施行する。

(適用)

2　第1条の規定による改正後の交野市事務決裁規程の規定及び第2条の規定による改正後の交野市文書管理規程の規定は、令和2年4月1日以後に起案した事項について適用し、同日前に起案した事項については、なお従前の例による。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年10月1日から施行する。